ПФУ просить надсилати сканкопії трудових книжок у червні
Чи треба вже передавати скан-копії трудових книжок на портал Пенсійного фонду? З таким запитом кадровики щодня звертаються на Гарячу Лінію Кадровика. Редакція отримала роз’яснення від ПФУ і ділиться з вами.
Роботодавець наразі ще не зобов’язаний сканувати трудові книжки та передавати скан-копії на портал ПФУ, у т. ч. для тих працівників, які досягли пенсійного віку.
Подекуди фахівці Пенсійного фонду нині телефонують на підприємства і просять вже надсилати скани трудових книжок та згоди працівників на обробку персональних даних. Утім, ця вимога поки що не має повноцінного нормативного підґрунтя.
Кадрова служба має право відмовити фахівцям ПФУ з огляду на відсутність порядку передання сканкопій трудових книжок, затвердженого Пенсійним фондом.
Якщо кадрова служба вже зробила скани, а працівників багато, можете й піти назустріч фахівцям ПФУ. У будь-якому разі це має бути рішення роботодавця.
Форму згоди на обробку персональних даних визначить ПФУ. Якщо подаєте скан-копії зараз, скористайтеся формою згоди, яку розробили експерти MCFR Кадри (див. Додаток).
Порядок оформлення документів для призначення пенсії визначає постанова правління ПФУ «Про затвердження Порядку подання та оформлення документів для призначення (перерахунку) пенсій відповідно до Закону України «Про загальнообов’язкове державне пенсійне страхування» від 25.11.2005 № 22-1 (далі — Порядок № 22-1).
Порядок № 22-1 нині не передбачає обов’язку роботодавця сканувати трудову книжку та передавати скан-копію до ПФУ.
За період роботи, починаючи з 01.01.2004, структурний підрозділ, відповідальний за ведення персоніфікованого обліку (далі — відділ персоніфікованого обліку), надає структурному підрозділу, відповідальному за призначення пенсії, довідку з бази даних реєстру застрахованих осіб Державного реєстру загальнообов’язкового державного соціального страхування (далі — Реєстр) (пп. 2 п. 2.1 Порядку № 22-1). Однак, наразі відділ персоніфікованого обліку надає довідку з інформацією, наявною в Реєстрі.
Обов’язок передавати до ПФУ скан-копії документів про трудову діяльність працівника, визначає Порядок обліку трудової діяльності працівника, фізичної особи — підприємця, фізичної особи, яка забезпечує себе роботою самостійно, в електронній формі, затверджений постановою КМУ від 27.11.2019 № 1084 (далі — Постанова № 1084, Порядок № 1084).
Відомості щодо трудової діяльності працівника повинні подавати до ПФУ через вебпортал електронних послуг ПФУ у вигляді копій передбачених законодавством документів, виготовлених шляхом сканування з обов’язковим накладенням страхувальником або працівником кваліфікованого електронного підпису. Зазначені відомості можна подати також в оцифрованому вигляді. Вимоги до формату подання інформації встановлює ПФУ (п. 6 Порядку № 1084).
Постанова № 1084 набула чинності 26.12.2019. ПФУ в місячний строк мав визначити порядок подання відомостей про трудову діяльність працівника, фізичної особи — підприємця, фізичної особи, яка забезпечує себе роботою самостійно, в електронній формі (п. 4 Постанови № 1084). Утім, станом на 03.06.2020 такий порядок відсутній.
На запит експертів MCFR Кадри ПФУ повідомив, що нині розроблений проєкт порядку передання відомостей про трудову діяльність в електронному вигляді. У проєкті є форма згоди на обробку персональних даних. Передавати нині сканкопії трудових роботодавці не зобов’язані. Якщо кадрова служба вирішила передавати сканкопії на прохання фахівців ПФУ, не чекаючи на затвердження порядку, може додавати до сканів згоди на обробку персональних даних, складені у довільній формі.
Огляд підготувала Ольга Догадіна, провідний експерт MCFR Кадри
Пенсійний фонд озвучив вимоги до сканкопій трудових книжок, що передають на портал ПФУ
Якщо вже передаєте скани трудових до ПФУ, зважайте на формат файлів та їх розмір. Інакше доведеться сканувати ще раз.
Нормативні акти поки що не зобов’язують передавати скани трудових книжок до ПФУ, утім, фахівці Фонду подекуди просять роботодавців це робити.
Якщо йдете назустріч фахівцям ПФУ, дотримайте вимог до сканкопій трудових. ПФУ озвучив їх на офіційному сайті.
Пенсійний фонд України проводить масштабну роботу щодо запровадження обліку трудової діяльності працівника в електронній формі. На вебпорталі електронних послуг Пенсійного фонду України працює дистанційний онлайн-сервіс — «Електронна трудова книжка» та створено функцію «Надання скан-копій трудової книжки».
Скористатись нею можуть як застраховані особи, так і роботодавці. Відскановану трудову книжку можуть подати:
- працівник через персональний кабінет на вебпорталі Пенсійного фонду;
- роботодавець через кабінет страхувальника на вебпорталі Пенсійного фонду.
Скан-копії повинні відповідати таким технічним вимогам:
- скан-копія повинна бути кольорова;
- необхідно робити скан-копії всіх заповнених сторінок трудової книжки у хронологічному порядку;
- скан-копії мають бути чіткі та відображати всі реквізити документа (назва документа, серійний номер, дата видачі, печатки, підписи, ПІБ власника) та безпосередньо самі записи (рекомендована роздільна здатність при скануванні —300 dpi);
- формат зображення має бути jpg. або pdf.;
- розмір кожного файлу не має перевищувати 1 Мб.
ПФУ наголошує, що паперова трудова книжка повинна бути оформлена відповідно вимогам Інструкції про порядок ведення трудових книжок працівників від 29.07.1993 №58. Тому перш ніж сканувати трудові книжки, проведіть аудит.
Ірина Іванченко
шеф-редактор журналу «Кадровик-01», експертно-правової системи Expertus: Кадри
Згода на обробку персональних даних для передання сканкопіїї трудової книжки до Пенсійного фонду
Щодо звітування до служби зайнятості
Записи в трудових книжках про звільнення
